Bring Ordnung in deine private Ablage – mit dem enfold Digital Locker

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Du hast sicherlich schon von den Begriffen Digitalisierung, Web 2.0 und Industrie 4.0 gehört. Das sind allerdings keine Zukunftstrends. Wir sind schon mittendrin. Ich glaube, selbst Frau Merkel hat das mittlerweile begriffen.

Im Bereich der Finanzen findet vielleicht der größte Wandel statt. Mehr und mehr Geschäftsvorgänge verlagern sich ins World Wide Web. Viele Filialbanken werden schließen. Mittlerweile nutzen 53% der 16- bis 74-jährigen Deutschen das Online Banking. Tendenz steigend. Denn bei den 25- bis 34-Jährigen sind es bereits 74%.

Auch die Arbeitswelt verändert sich dementsprechend. Wiederkehrende Aufgaben werden zunehmend von Robotern übernommen. Bestimmte Branchen schrumpfen oder werden ganz verschwinden. Wer davor die Augen verschließt, wird zu den Verlierern der Digitalisierung gehören.

Auch viele Bereiche des privaten Lebens verlagern sich in die digitale Welt. Versicherungen, Shopping oder die Kommunikation mit Energieversorgern. Das meiste kann mittlerweile online beantragt und verwaltet werden. Aber genau hier befindet sich eine der größten Herausforderungen:

Wie können Daten übersichtlich, konsolidiert und sicher abgelegt werden?

Es freut mich sehr, dass ich ein Tool testen darf, welches genau das schafft – den innovativen enfold Digital Locker.

enfold verspricht eine digitale und sichere Dokumentenverwaltung in der Cloud. Cloud Computing beschreibt bekanntlich die Bereitstellung von IT-Infrastruktur (Speicherplatz, Rechenleistung oder Software) als Dienstleistung über das Internet. Da ich beruflich mit diesem Thema zu tun habe, ist es zusätzlich ein spannendes Thema für mich.

Um die App zu testen, habe einen kostenlosen Test-Zugang zur Beta-Version erhalten.

Am Ende des Artikels habe ich auch für dich einen Rabatt-Code, mit dem du 75% sparen kannst.

Der Download und die Registrierung bei enfold

Die enfold App kann im Google Play Store und im Apple App Store heruntergeladen werden. Zudem ist ein Zugriff auf den eigenen Account über eine Webadresse möglich.

Die Anmeldung ist simpel. Einfach Name, E-Mail-Adresse und das gewünschtes Passwort eingeben.

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Wie üblich, muss die Anmeldung über das angegebene E-Mail-Postfach verifiziert werden. Danach beginnt die eigentliche Einrichtung des Accounts.

Übersichtlichkeit des enfold Digital Locker

Das Menü der Anwendung ist sehr einfach und übersichtlich gehalten. Anfangs werden ausreichend Hinweise und Tipps eingeblendet. Zum Beispiel, dass zunächst eine Quelle hinzugefügt muss, um entsprechende Dokumente zu sehen.

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E-Mail-Konten verbinden

Nach dem Start, erhält man den Hinweis, dass man zunächst seine E-Mail-Konten mit dem enfold Digital Locker verbinden kann. Die gängigsten Anbieter (web.de, Google Mail, GMX etc.), stehen zur vereinfachten Anbindung bereit. Hier muss lediglich der jeweilige Benutzername und das Passwort eingegeben werden.

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Für andere Provider müssen der IMAP-Server und der Port ausfindig gemacht werden. Ich nutze beispielsweise das von manchen belächelte AOL-Mail. Eine Google-Suche, liefert aber schnell das Ergebnis über die benötigten Daten.

Im zweiten Schritt habe ich mein Google-Konto angemeldet. Nachdem ein Account bekannt gemacht wurde, kann man die Anhänge aller E-Mails abrufen. In meinem Google-Mail-Postfach waren das vier Mails mit jeweils einem Anhang. Die Dateien werden immer einem Ordner zugeordnet.

Automatischer Dokument-Import von Unternehmen

Als Nächstes, fällt mir die zunächst etwas verwunderliche Formulierung “Dateien von Unternehmen abrufen” ins Auge. Dahinter verbirgt sich aber der große Trumpf von enfold. Diese Funktion ermöglicht die Verbindung mit anderen, eigenen Online-Accounts. Seien es Banken, Energieversorger, Online-Bezahldienste, Versicherungen oder Shopping-Accounts. Bereits jetzt steht eine breite Anzahl von Anbietern bereit.

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Der enfold Digital Locker im Praxistest als Blogger

Derzeit sitze ich an der Steuerklärung für das letzte Jahr. Das erste Mal, muss ich nun auch die Ausgaben und Einnahmen meines Blogs angeben. Dafür musste ich eine Vielzahl von Rechnungen, Gutschriften und Zahlungsbelegen zusammensuchen.

Obwohl ich ein recht gutes Ablagesystem habe, benötigt das ziemlich viel Zeit. Einige der Rechnungen und Gutschriften gehen über das Google Mail Konto ein. Die Anbindung dieses Konto ist mit dem enfold Digital Locker sehr schnell erledigt. Zudem habe ich einen Ordner definiert, in welchem alle Anhänge der ausgelesenen Mail abgelegt werden. Einfacher geht es nicht.

Mit den Accounts bei weiteren Unternehmen wird es schon schwieriger. Meine Webseite ist bei Strato gehostet. Dieser Anbieter fehlt noch in der Liste der Unternehmen, die mit dem enfold Digital Locker verbunden werden können. Hierfür kann man aber eine Anfrage beim enfold Support stellen und erhält eine Nachricht, sobald der Account angebunden werden kann.

Die Ablage des enfold Digital Locker ist sehr übersichtlich gestaltet und bietet einige Tools zur Unterstützung. Zum Beispiel kann per OCR (Texterkennung) nach Stichwörtern in den Dokumenten gesucht werden. Ich habe beispielsweise eine Rechnung gesucht, die ich an den Kunden xyz geschickt habe. Mithilfe der OCR findet enfold das gesuchte Dokument, obwohl der Dateiname der PDF nicht den namen des Kunden enthält. Ziemlich praktisch.

Fazit

enfold bietet die Möglichkeit, sich mit vielen E-Mail- und Anbieter-Accounts zu verbinden. In den nächsten Monaten, wird dieses Angebot sicherlich noch stark ausgebaut.

Die Speicherung von Daten in einer Cloud bietet zwei entscheidende Vorteile. Erstens, können die Daten praktisch nicht verloren gehen (nachdem ich vor zwei Wochen mein Tablet geschrottet habe, weiß ich diesen Punkt sehr zu schätzen). Zweitens, sind die Daten überall abrufbar.

Aufgrund meiner beruflichen Erfahrung mit Cloud-Systemen, bin ich sicherlich schon etwas vertrauter mit diesem Thema. Ich werde enfold in jedem Fall weiter testen und als Ablagesystem für meine Daten nutzen.

Falls du enfold ebenfalls ausprobieren möchtest, kannst du dich kostenlos registrieren. Mit dem Rabatt-Code finanz99, kannst du den enfold Digital Locker zu einem Monatsbeitrag von nur 0,99 € nutzen. Ein Zugang kostet üblicherweise 3,99 € im Monat. Du sparst also 75%. Der Code ist bis 30.06. gültig.

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